В современном мире все чаще предметом труда становится информация. Чтобы работать с ней, человеку нужен ноутбук или компьютер и доступ в сеть. Этими средствами производства можно пользоваться в любом месте, а не только в офисе. Задумавшись над этим, мы задали себе вопрос, для чего тогда сотруднику необходимо находиться в офисе каждый день? К тому же удаленная работа имеет несколько ключевых преимуществ, и мы решили воспользоваться ими, запустив проект BeeFREE.

Основой названия проекта и его главной концепцией является слово «свобода». Под свободой мы понимаем отсутствие ограничений в выборе пространства, где поставленные задачи будут решаться, и возможность работать в гибком графике. Ведь главное – это результат, а не место, где мы присутствуем. Так наши сотрудники получили возможность не быть привязанными к офису и традиционной работе с 9 до 18.

Концепция BeeFREE решает сразу несколько задач. В работе она фокусирует сотрудников на результат. Сотрудник не мыслит процессом, а при помощи четкой постановки задач и контроля выполнения отчетливо понимает, что им будет сделано в конце рабочего дня. BeeFREE способствует росту удовлетворенности и производительности. Сотрудников привлекает возможность не тратить время на дорогу, работать в комфортной обстановке в полной тишине без внешнего шума и прочих раздражителей. Гибкий график позволяет находить время для своих личных дел и увлечений, т.е. помогает найти ценный на сегодняшний день баланс работы и личной жизни. BeeFREE – это конкурентное преимущество на рынке труда, которое помогает привлечь лучшие кадры в нашу компанию. А также снижает административные расходы и еще становится базой для организации нового современного офисного пространства.

Перед массовым стартом проекта BeeFREE был организован пилот, в котором приняли участие порядка 140 человек из разных подразделений в Москве и Ростове-на-Дону. По результатам пилота мы провели опрос. Полученная от сотрудников обратная связь была позитивной. Более 80% выразили желание продолжить работу в формате BeeFREE. А 50% опрашиваемых ответили, что готовы работать вне офиса всю неделю.

Пилот подтвердил, что сотрудники могут справляться с поставленными задачами дистанционно. Далее для полномасштабного старта проекта мы определили 36 городов в России, в число которых вошел и Новосибирск. Руководители функций совместно с департаментом HR проанализировали должности на предмет возможности удаленной работы. В результате мы выяснили, что около 80% персонала не привязаны к офису все 100% рабочего времени.

Для знакомства сотрудников с концепцией удаленной работы была проведена общая встреча. Она прошла в формате открытого диалога. Встреча проходила в Москве, города России были подключены к ней с помощью видеоконференции. На ней мы рассказали про основные постулаты концепции и планы реализации проекта BeeFREE на 2016 год.

Затем мы организовали в городах ряд дополнительных встреч для непосредственных участников проекта. Это было сделано для того, чтобы погрузить сотрудников в новую концепцию. На этом этапе было необходимо рассказать о первых шагах в проекте, ответить на все возникшие вопросы, снять страхи и сомнения, рассказать об IT-решениях, без которых этот проект был бы невозможен. В ходе общения стало понятно, что самым сложным для ряда коллег стала самоорганизация и планирование своего рабочего дня в измеримых конкретных задачах. Делать to-do-list, в котором фиксируются задачи на день, для многих на первых этапах проекта было непросто.

Для руководителей вызовом стала необходимость перестроиться на управление удалёнными командами. Новый формат работы отличается от традиционного: теперь не все сотрудники стали сидеть в одном месте и их рабочий день нельзя визуально контролировать. В этой ситуации еще больший вес приобрела четкость в постановке задач и своевременный контроль.

Для того, чтобы управлять сотрудниками в новых условиях, наши менеджеры стали активнее использовать ИТ-инструменты для удаленной коммуникации. Это программное обеспечение для видеозвонков, мессенджеры с возможностью отправлять различные файлы, ресурсы для совместного использования документов и прочие ИТ-инструменты. При правильном выстраивании процесса взаимодействие руководителя и его подчиненного становится ещё более продуктивным, чем при традиционных очных формах управления.

Не секрет, что перемены вызывают много вопросов и опасений. И тут сотрудникам важно помочь принять изменения, поговорить об их опасениях и максимально нивелировать страхи. Периодически мы проводим опросы сотрудников, чтобы выяснить проблемные точки и получить понимание, что еще необходимо предпринять, чтобы процесс шел безболезненно и эффективно.

Так в компании появились электронные курсы: «BeeFREE концепция» и «BeeFREE для руководителей». Для руководителей мы дополнительно сделали очный курс «Удаленные форматы управления сотрудниками». В нашей внутренней социальной сети «Улей» создали группу для участников проекта BeeFREE. Там сотрудники обмениваются успешным опытом в преодолении сложностей, которые возникли при переходе на удалённый формат работы. В этой же группе наши ИТ-специалисты оперативно помогают сотрудникам решать их проблемы и рассказывают о внедрении новых ИТ-инструментов и технологических возможностей в компании. Мы добавляем в эту группу рассказы о лучших мировых практиках и пополняем нашу онлайн-библиотеку литературой о дистанционной работе.

На сегодняшний день порядка 40% персонала бэк-офисов целевых городов живут в парадигме BeeFREE (офисы продаж не участвуют в проекте). В новосибирском бэк-офисе в проекте задействована половина персонала. В 2016 году в Новосибирске появилось несколько центров компетенций в различных направлениях. Эти новые подразделения пока только включаются в формат удалённой работы. В 2017 году мы полностью войдем в BeeFREE, следуя основной идее: работа — это то, что мы делаем, а не то место, где мы присутствуем.