Каждый человек имеет свое индивидуальное представление о работе секретаря. Кто-то думает, что кроме как заваривать кофе, носить на подпись документы и отвечать на телефонные звонки по удобному телефону секретарь ничем не занимается. Я развею его представление. Всякая девушка, которая хоть раз работала или замещала секретаря, согласится со мной. Работа секретаря - видная работа. В том плане, что девушка всегда на виду, как на ладони, и являет собой лицо компании. Для нее хорошо и опрятно выглядеть - часть работы.

Профессия секретаря проживает свои последние дни. На смену ей приходят двойные должности. Работа секретаря расширяется и имеет следующие интерпретации: секретарь-референт, секретарь на рисепшене, офис-менеджер, помощник руководителя, референт. Чем они отличаются и что у них общего?

Секретарь на рисепшене. Такую должность имеют крупные компании и предприятия. В подобных учреждениях много разных отделений и департаментов. Задача такого секретаря – направлять людей в нужное крыло, объяснять и отвечать на любые вопросы. Секретарь ведет книгу учета посетителей, отвечает на телефонные звонки.

Референт. Иногда так называют секретаря, но это не верно. Референт – повелитель и король бумаг. Вся рутинная работа принадлежит ему. 99 процентов референтов - женщины (или молоденькие, только начинающие свой путь, или наоборот - за 50). Бегать особо тут не надо. Сиди, заполняй, как говорится.

Секретарь-референт. Кроме основных обязанностей, занимается делопроизводством. Маленькие компании чаще всего убирают отдельное рабочее место «референт» и предлагают заняться всем сразу секретарю. За такой труд получают процентную надбавку, которая не компенсирует до конца соотношение «работа-оплата».

Офис-менеджер. Новое название еще не забытого старого. С той поправкой, что здесь может работать мужчина. Он распределяет входящую документацию и организовывает документооборот, заказывает канцтовары и обеды, контролирует работу курьерской службы, службы транспорта и управляет другими службами.

Помощник руководителя. Очень часто руководитель большого предприятия берет на должность помощника именно молодого мужчину. Более выносливый, он лучше справится с организацией рабочего дня директора, если специфика работы (сфера работы - машиностроение, химический завод или др.) не совсем женская. Помощник руководителя планирует рабочий день, организовывает встречи.

Общие черты для всех секретарей. Первое: всегда в курсе всего, всех событий. Осведомлен даже про внутренние отношения в коллективе и нередко дает советы директору в решении «пикантных» вопросов.

 

Второе: секретарь – правая рука директора. Изучение характера начальника – первая задача нового секретаря. С вами всегда будут советоваться. Заходить сегодня к директору с важным вопросом или нет? Стоит ли жаловаться директору в определенный день. Если ваш директор - человек-настроение, ваша миссия в этом пункте просто необходима и даже важна.

 

Третье: секретарь может и не иметь высшего образования, достаточно окончить техникум, колледж или специальные курсы. Главное, чтобы там преподавали делопроизводство.

 

Четвертое: секретарь – украшение офиса. У нее есть чувство стиля. Стиль одежды, поведение на работе, умение грамотно и правильно изъясняться, знание этикета – все это определяет хорошего секретаря.

 

Пятое: как ни странно это прозвучит, но секретарь (особенно имеющий ещё и дополнительные обязанности) трудится на эмоционально изматывающей работе. Мало того, что к основным обязанностям добавляют делопроизводство, так вас могут нагрузить еще и курьерской почтой или частично кадровой работой ( например, заполнение командировочных, которые сопровождаются регистрацией в двух журналах и набором приказов по предприятию). Не будьте мягкими и не соглашайтесь на такое. Или просите хорошую надбавку, если чувствуете, что справитесь. Соглашаясь на работу, вы должны также уметь общаться с ПКомпьютером (Word‚ Exсel‚ Internet‚ Microsoft Outlook). Все это в совокупности не простая работа, секретарь все же справляется.

Секретарь – профессия не из легких. Работа секретаря имеет один большой плюс, который несоменно поможет вам в продвижении по работе. Этим является тот факт, что вы всех знаете. И вам отвечают взаимностью. Городской глава называет вас по имени, и вы в курсе, какой кофе пьет заместитель облгосадминистрации, чему он всегда удивляется: и как вы все запоминаете. Хорошая память и быстрота выполнения всяких мелких поручений (типа срочно собрать всех на внеплановое собрание) будет только поощряться.

Секретарь - связующее звено между «верхами» и подчиненными. Всегда так было и будет. Секретарь всегда или почти всегда со всеми дружит, ну повелось уж так. Всегда защитит при возможности нерадивого сотрудника, смягчит мнение директора. После всего вышеперечисленного нельзя сказать, что секретарь – не престижная профессия. Ведь этот человек имеет авторитет у директора и подчиненных одновременно. Не каждый директор найдет в себе силы расстаться со своим секретарем, проработавшим более 2-3 лет и взять нового. Но, в конце концов, так и происходит. Место характеризуется своей текучестью по многим причинам. В любом случае у вас будут хорошие рекомендации, и вы сможете найти себе достойную работу, пойти на повышение.
Какой бы ни была ваша должность, сегодня они все популярны и имеют спрос.

 

 

 

 

Дата: 12.03.12