Крупнейшая база резюме и вакансий в Вологде и области.
Как перестать нервничать и начать работатьЦикл материалов, посвященных организации дел и личной продуктивности, с краткого пересказа книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена.
В чем суть подхода
Аллен считает, что значительную часть сил и энергии мы тратим на прокручивание одних и тех же тревожных мыслей: как бы все успеть и ничего не забыть. То есть вместо того, чтобы думать о деле, мы обдумываем, что нам необходимо сделать. Следовательно— самое главное освободить голову от лишних мыслей. Уверенность в том, что выделаете именно то, что должны в каждый момент времени, придет, когда выбудете знать, что именно вы сейчас не делаете, считает Аллен.
Первый этап— анализ ситуации
Для организации дел Аллен советует сперва собрать все эти дела водном месте. Для этого он предлагает провести физический и интеллектуальный сбор информации.
Физический, это когда вы внимательно осматриваете все углы вашей квартиры, дачи, рабочего места и складываете ваши дела в корзину (неоплаченные квитанции, не отвеченные письма и непрочитанные журналы) или, если они туда не помещаются,— пишете каждое дело на отдельном листке бумаги.
Например, зашли в гараж, увидели и записали: купить масло, забрать у соседа ключ, который он брал год назад, купить покрышки. Заходите в квартиру и записываете: купить лампочки, разобрать шкаф итак далее.
Интеллектуальный сбор— это когда вы вспоминаете все, кому что-то пообещали и еще не сделали, проекты, задумки и недоделки. Их также записываете— по одному делу на листе. Желательно всю эту кучу листочков складывать в туже корзинку, куда и«физические» дела. Очевидный мусор предлагается выкидывать сразу, а с электронной почтой поработать отдельно.
На этапе сбора информации с ней ненужно ничего делать. Все решения будут приняты на этапе разбора и организации этой информации. На сбор и анализ всех дел Аллен советует потратить около двух дней. Желательно выходные или часть отпуска, чтобы никто и ни что не отвлекало вас от этого важного дела.
Второй этап— анализ иорганизация дел
Аллен советует обрабатывать все собранные недоделанные дела изадачи последовательно, без приоритетов: тоесть если первое дело— пустяк, авторое— письмо президента, все равно сперва нужно принять решение попервому пустяку, азатем— посерьезному делу. Впротивном случае вырассортируете только приятные, простые ипонятные дела инепримете решения потем задачам, которые вызывают увас негативные эмоции, азначит, несможете разобраться сделами доконца.
Все дела по Аллену можно разделить на две большие группы: по одним можно предпринять действия, по другим— нет. Те, что не требуют вашего вмешательства, нужно рассортировать натри категории— мусор (от него нужно избавиться сразу), «может быть, когда-нибудь» (вещи, которые вы не уверены, что хотите сделать, или понимаете, что сейчас не время для них) и справочная информация.
Для организации справочной информации Аллен советует использовать систему хранения валфавитном порядке: например, попапкам (ихколичество зависит отобъема информации для хранения) или контейнерам, или влюбом другом удобном вам виде.
Справочную информацию неследует путать ихранить вместе сбумагами ижурналами, скоторыми вытолько хотите ознакомиться, атакже складывать сюда информацию попроектам, над которыми выработаете сейчас (для этого лучше иметь отдельную папку попроекту).
«Может быть, когда-нибудь» также нужно регулярно пересматривать— отчего-то отказываться, что-то переносить всписок текущих задач, ачто-то оставлять— доследующего раза.
Дела, которые требуют действий, можно условно разделить на простые действия и проекты. Под проектами Аллен понимает любые дела, которые требуют для завершения более одного действия.
Вы не можете, пишет Аллен, делать проекты, вы можете делать только конкретные шаги по проекту.
В процессе анализа дел Аллен советует сделать все дела, которые займут меньше 2 минут. 2 минуты— это усредненное время. Аллен советует экспериментировать с временными интервалами— когда-то речь будет идти о 30 секундах, а иногда о 10 минутах. Решение о том, делать ли дело сейчас или отложить, выбудете принимать исходя из ситуации и пожеланию. Тем не менее, если вы попробуете избавляться от быстрых дел сразу, это может психологически поддержать вас— все мы любим победы и ощущение контроля.
Более сложные дела можно перепоручить, итогда нужно сразу поставить напоминание вежедневник, чтобы проконтролировать результат. Еслиже делегировать дело нельзя, товылибо помещаете дело вежедневник (если действие должно быть совершено копределенной дате), либо всписок «как только, так сразу».
Списки дел «как только, так сразу» имеет смысл оставить либо одним большим списком дел, который можно просматривать, когда увас появилось время между встречами иделами, назначенными наконкретный день (это все хранится вежедневнике или электронном календаре), аможно разделить нанесколько групп: например, «звонки» (ипросматривать, когда есть минутка ителефон под рукой) или «вофисе», «закомпьютером», «вмагазине», «дома», «прочитать», «повестка дня» (для собраний или для беседы сконкретным человеком, например, начальником).
Все проекты, которые находятся вработе, должны быть продуманы идетализированы допростых, конкретных действий. Кпримеру, выпланируете отпуск. Для этого вам нужно написать заявление наотпуск иотнести его вотдел кадров, скопить деньги, купить билеты, забронировать отель, прочитать отзывы одостопримечательностях имузеях, определиться стем, что выхотите посмотреть, куда сходить итак далее. Все это простые действия. Все действия попроектам, привязанные копределенной дате (например, выдоговорились ссупругой, что спланируете отпуск вместе вближайшее воскресенье), должны быть записаны вкалендаре (ежедневнике), остальное— всписке действий.
При этом списки могут быть как на клейких листочках (по одному делу на листочке), так и в блокноте, электронном органайзере, доске, в любом доступном вам месте, куда вам удобно заносить информацию. В идеале это должно быть единое место.
То есть у вас должно быть всего два места, где хранится вся информация о делах—календарь, куда записаны дела, привязанные к конкретному времени или дню, и просто список дел, которые выбудете выполнять в свободное от встреч и обязательных надень дел время.
Аллен обращает внимание нато, что система небудет работать, если вынебудете ейдоверять ипостоянно актуализировать: как только выперестаете записывать исистематизировать идеи ввашей голове или регулярно разбирать входящую информацию, товыснова загружаете голову иначинаете тратить энергию ненато, чтобы разобраться сделами, анато, чтобы помнить дела, скоторыми вам надо разобраться.
Для актуализации списка дел изадач Аллен советует делать еженедельный обзор. Видеале всередине пятницы,— чтобы можно было еще написать или позвонить нужным людям исделать что-то срочное инезавершенное иосвободиться отдел квыходным.
Как работать сэлектронной почтой
Сортировать входящие письма попапкам «Действие» (если письма требуют отвас что-то сделать, Microsoft Outlook дает возможность переносить информацию изпочты всписок задач) или «Ожидание» (сюда можно отправлять копии писем, покоторым выждете ответа или действий других людей). Также можно создать папку, куда складывать информацию ксведению (квитанции, например).
Также почтовые сервисы дают возможность настроить автоматическую сортировку писем— сообщения сфорумов, рассылки (отпишитесь оттех, что нечитаете) иоповещения будут приходить отдельно отосновных писем.
Все, что вам ненужно, можно сразу удалять.
Как перестать забывать дела
Дополнительную информацию, которая может оказаться релевантной ккакому-то дню, можно хранить впапках. Для этого ихдолжно быть 43. 12 папок— накаждый месяц, и31 папка— накаждый день.
Предположим, выпланируете выступать сотчетом опроделанной работе или читать лекцию через месяц. Готовиться квыступлению выпланируете занеделю или две дособытия. Вэтом случае логично будет сложить нужную вам дополнительную информацию впапку надень, когда выначнете готовить речь. Чтобы что-то вспомнить, вам достаточно будет просмотреть конкретную папку нанужный день.
Альтернативой хранению информации вфизическом виде может стать хранение информации вэлектронном ежедневнике или настройка оповещений вэлектронном календаре.
Другой способ— чек-листы для дел, которые вывыполняете регулярно (например, собираете чемодан вкомандировку) или если алгоритм действий непростой ивы кнему еще непривыкли.
Как составить хороший план
Аллен советует немешать своему мозгу— лучшему планировщику насвете, анапротив, заимствовать методы работы, которые эксперт называет «естественным планированием».
Представьте, что вам пришла идея пойти вресторан. Первый вопрос, накоторый нужно ответить: зачем? Отнего будет зависеть выбор места ивремени: это романтическое свидание, семейный завтрак, детский праздник или дружеская посиделка. Затем, скорее всего, выпредставите себе желаемый результат: людей, которые будут рядом, атмосферу, кухню. Потом, скорее всего, вам вголову придут тысячи вопросов: надоли бронировать, будутли места, смогутли прийти все гости, надоли делать предзаказ или разбираться наместе итак далее. Это стадия мозгового штурма. Идеи будут сыпаться хаотично: удачные инет, большие ималенькие. После этого выихорганизуете иоцените, отчего-то откажитесь, примете решение, как действовать, азатем определите последовательность действий: заказать столик, обзвонить ипригласить гостей, апотом уже наряжаться.
Точно также должны планироваться все проекты.
Сперва цель— зачем вы хотите сделать то, что хотите, потом— видение успеха, как должно выглядеть то, к чему вы стремитесь. Третий этап— мозговой штурм, тут важно количество, а не качество идей, и, наконец, оценка идей и выбор действий, которые вас приблизят к цели. Часто бывает, что всего пути вы не представляете. Но это и не требуется, важно знать лишь ближайший шаг, когда вы сделаете его, вы либо поймете, что нужно сделать дальше, либо снова вернетесь на стадию мозгового штурма или сбора информации.
Что делать, если срочные дела возникают раньше, чем выуспеваете разобраться сважными
Аллен считает, что если у вас учтены все ваши дела— важные и неважные, срочные и не очень, то вы можете интуитивно принимать решение и заниматься тем, чем должны в каждый момент времени— срочным или важным,— а не оправдывать простой по ключевым направлениям тем, что вам просто проще решать все возникающие задачи, чем вообще задуматься над тем, что и зачем выделаете. К тому же, считает Аллен, учет задач поможет вам быстро переключаться с одного действия на другое и перестать нервничать.
Дата: 16.01.17
Другие статьи
|
|
