Удерживать ли подоходный налог с выходных пособий? В каких случаях налогом не облагается материальная помощь? Взимается ли НДФЛ со стоимости проездных билетов, которые оплачивает компания?

Работодатель является налоговым агентом в отношении доходов, которые сотрудники получили у него в денежной и натуральной форме. То есть он обязан удержать и налог на доходы физических лиц, НДФЛ, и перечислить его в бюджет РФ (ст. 24 НК РФ). При этом ряд выплат подоходным налогом не облагается. Они перечислены в статье 217 Налогового кодекса. Рассмотрим, с каких выплат можно не удерживать НДФЛ.

Выходные пособия при увольнении

Не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, связанных с увольнением работника, в пределах норм, определенных законодательством РФ, кроме компенсации за неиспользованный отпуск (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ). Если выходное пособие не предусмотрено законом, то условия о его выплате указывают в трудовом договоре или отдельном соглашении (ст. 57, 72, 78 ТК РФ). Так, к необлагаемым выплатам относятся выходные пособия, средний месячный заработок на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя, главному бухгалтеру организации в части, не превышающей трехкратный, а в районах Крайнего Севера – шестикратный размер среднего месячного заработка (абз. 8 п. 3 ст. 217 НК РФ). На практике часто возникает вопрос, относятся ли указанные необлагаемые лимиты ко всем перечисленным видам выплат или они касаются только компенсаций руководителям. Чиновники разъясняют, что с 2015 года выходные пособия не облагаются НДФЛ независимо от должностей, занимаемых работниками организации (письмо Минфина России и ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-3/15293@). Единовременные выходные пособия при увольнении работника не облагают НДФЛ. Например, когда сотрудник увольняется при сокращении, по соглашению сторон или по собственному желанию в связи с выходом на пенсию (письмо Минфина России от 19 июня 2014 г. № 03-03-06/2/29308).

Материальная помощь

Материальная помощь выплачивается сотруднику по решению работодателя в связи с определенными событиями (регистрация брака, рождение ребенка, отпуск и т. д.) либо трудной жизненной ситуацией. Виды и размеры выплат по социальной поддержке сотрудников работодатель устанавливает в локальных нормативных актах. Материальная помощь не облагается НДФЛ полностью или частично. В полном объеме освобождены от подоходного налога следующие выплаты (п. 8, 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ):

• единовременная материальная помощь, которая оказывается членам семьи умершего работника или бывшего работника, вышедшего на пенсию, в связи с его смертью, а также работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена его семьи;

• единовременная материальная помощь работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении или усыновлении ребенка в течение первого года после рождения (усыновления), но не более 50 тысяч рублей на каждого ребенка;

• материальная помощь пострадавшим в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством;

• материальная помощь пострадавшим от террористических актов. Члены семьи – это супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные (ст. 2 Семейного кодекса). Также членами семьи в данном случае могут быть признаны братья и сестры, проживающие совместно с работником (письмо Минфина России от 14 ноября 2012 г. № 03-04-06/4-318).

Для признания матпомощи единовременной компания должна придерживаться правила: одно событие – одно распоряжение. Если выплачивать помощь частями, то основания для выплаты не будут иметь решающего значения и сумма, превышающая 4000 рублей за год, будет облагаться НДФЛ. Компания может оказать материальную помощь и по другим основаниям (п. 28 ст. 217 НК РФ). При этом не облагаются НДФЛ суммы, не превышающие в течение календарного года 4000 рублей. Подробнее о том, как оформить материальную помощь к празднику, читайтездесь.

Подарки работникам

Необлагаемая НДФЛ сумма в размере 4000 рублей относится отдельно к каждому виду доходов работника (например, разделяют материальную помощь и подарки), а не к общей сумме этих доходов (письмо Минфина России от 7 февраля 2011 г. № 03-04-06/6–18). Не облагаются подоходным налогом подарки работодателя сотрудникам стоимостью не более 4000 рублей, например, к Новому году или ко дню рождения. Это наиболее часто встречающийся элемент социального пакета. Так, если стоимость подарков, выданных сотруднику в течение года, составляет менее 4000 рублей, то облагаемого дохода у него не возникнет (абз. 2 п. 28 ст. 217 НК РФ). Подарки приобретаются и выдаются на основании приказа руководителя организации. Подарки в натуральной форме обязательно выдавайте под роспись, используя для этого, например, ведомость.

Оплата дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами

Для ухода за ребенком-инвалидом одному из родителей по его письменному заявлению работодатель предоставляет четыре дополнительных выходных дня в месяц (ч. первая ст. 262 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 13 октября 2014 г. № 1048). Дополнительные выходные дни оплачиваются исходя из среднего дневного заработка за счет средств ФСС России, но оплата этих дней работнику не обозначена как пособие, выплата или компенсация (ст. 3 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ). Поэтому нередки споры с налоговой инспекцией о том, подлежит ли эта выплата обложению НДФЛ. Налогоплательщику следует сослаться на то, что оплату дополнительных выходных не нужно включать в базу по НДФЛ, так как пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса содержит открытый перечень выплат, освобожденных от подоходного налога (государственные пособия, иные выплаты и компенсации). Оплату дополнительных выходных дней родителям детей-инвалидов можно отнести к иным выплатам и компенсациям (постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 8 июня 2010 г. № 1798/10). Подробнее об уходе за ребенком-инвалидом читайтездесь.

Компенсация расходов, связанных с переездом в другую местность

Суточные за время следования к новому месту работы, выплачиваемые сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность, освобождаются от налогообложения в размерах, определенных соглашением к трудовому договору (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-04-06/34872). Не подлежат обложению подоходным налогом в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ, все виды компенсационных выплат, связанных с трудовой деятельностью, включая возмещение расходов на переезд на работу в другую местность (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). При переезде сотрудника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить расходы на переезд сотрудника и членов его семьи, провоз имущества, а также расходы на обустройство на новом месте жительства (ст. 169 ТК РФ). НДФЛ в этом случае удерживать не нужно. Однако если работодатель в целях подбора персонала оплачивает кандидатам стоимость проезда к месту проведения собеседования и стоимость проживания, НДФЛ с сумм выплат придется удержать (письмо Минфина России от 30 июня 2014 г. № 03-04-06/31359). Это связано с тем, что на момент оплаты организацией таких расходов участники собеседования не состоят с работодателем в трудовых отношениях.

Проездные билеты

Работодатель может приобретать для сотрудников проездные билеты. Если билеты предназначены для проезда к месту работы и обратно, их стоимость является доходом работника в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Чтобы исчислить с такого дохода НДФЛ, работодателю нужно организовать учет получаемых работниками проездных билетов. Например, сотрудники могут расписываться за получение билетов в ведомости. Однако если билеты приобретают в связи с характером работы сотрудников, то их стоимость не включают в доход работника и не облагают подоходным налогом. Например, стоимость проездных билетов можно возмещать без налоговых последствий тем работникам, чья работа носит разъездной характер. Перечень должностей таких работников, размер сумм на приобретение проездных билетов, порядок их компенсации можно регламентировать в локальном акте организации, например, в положении о разъездном характере работы (ч. вторая ст. 168.1 ТК РФ). Указать на разъездной характер работы нужно в трудовом договоре и приказе о приеме на работу (абз. 8 ч. второй ст. 57, ст. 68 ТК РФ).

Выводы:

• Не облагаются НДФЛ выходные пособия в части, не превышающей трехкратный, а в районах Крайнего Севера – шестикратный размер среднего месячного заработка (п. 3 ст. 217 НК РФ).

• Не нужно удерживать подоходный налог с материальной помощи работникам и бывшим работникам-пенсионерам, если ее размер не превышает 4000 рублей в течение календарного года (абз. 4 п. 28 ст. 217 НК РФ).

• Не облагаются НДФЛ компенсационные выплаты работникам, связанные с исполнением трудовых обязанностей, в том числе расходы на переезд в другую местность (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ).