И сегодня для вас продолжение нашей антикризисной серии «Управление организацией во времена глобального кризиса. Часть вторая».
Мы продолжаем рассматривать функции, имеющие отношение к продвижению, в отделе человеческих ресурсов.
Мало кто знает, что службы, имеющие отношение к коммуникации, являются частью HR. Честно говоря, мало кто знает, как вообще должны быть организованы службы, имеющие отношение к коммуникации.
Как в большинстве организаций назначают сотрудников в службу персонала? Есть несколько общепринятых способов. Первый (не самый глупый), это «эй ты, иди сюда, будешь заниматься кадрами». Второй (глупый) — нанять на эту должность «ту девочку симпатичную, дочку знакомого, которую всё равно не знаем куда пристроить — пусть персонал набирает». Третий (ужасный) — принять на эту должность профессионального психолога. Ладно хоть психиатров не нанимают. Существует всё же граница безумия в вопросе формирования HR.
На самом деле, по опыту, в службе HR должны работать примерно десять процентов сотрудников, причём самые лучшие из них. Ничего себе, а? Было сделано наблюдение, что кадровики нанимают на работу себе подобных. В одной организации случайно (по недосмотру) на работу в отдел кадров был принят ЛСД-шный наркоман. Пока разобрались, он успел принять на работу десять (!) ЛСД-шных наркоманов...
Какие же службы логично относятся к области HR? Не только те, кто принимает и увольняет персонал, но и те, кто полный день занят только тем, что повышает эффективность работы организации, как системы. Так как система эта состоит из людей и линий коммуникации, по которым текут потоки информации.
С развитием компьютеров во многих компаниях появились если не IT-службы, то системные администраторы. У многих руководителей вопрос: кому же их подчинить? Обычно, они подчинены высшему руководству напрямую, что в принципе не такая уж грубая ошибка. Правильно же подчинить их начальнику службы HR, если тот знает свою работу, разумеется. Можно столкнуться при этом с недовольством гордых компьютерщиков — МЫ(!) будем подчиняться какому-то кадровику? Смотрите, что написано выше. Если служба HR — элита персонала, то подчиняться её начальнику не стыдно.
Роль сисадминов и других сотрудников IT — облегчить и ускорить коммуникацию, а также сделать её точной. Вот и всё. Когда они это поймут, они будут лучше выполнять свою работу. И станут более полезными, так как чем легче, быстрее и точнее осуществляется общение внутри организации, тем организация более эффективна и тем выше её доходы. Любая программа нужна для выполнения одной или нескольких функций «разума» организации. Механический разум не думает — он лишь обеспечивает коммуникацию для разумов живых, для тех, кто ставит задачи и обменивается информацией. Если компьютерщики воспримут свою роль в организации правильно, они увидят, что конечный продукт их работы — быстро полученный безошибочный ответ, либо коммуникация. А красивые картинки и интерфейсы — лишь эстетический элемент, который сопровождает общение.
Кроме компьютерной есть и другие виды рабочей коммуникации. Основной из них — бумажный. Как бы ни развивалась компьютерная индустрия, бумажные документы никогда не выйдут из употребления полностью до тех пор, пока кто-нибудь не придумает цифровой документ по простоте использования превосходящий бумагу.
Есть внутренняя почта и внешняя.
Итак, вот функции службы HR, которые вносят вклад в продвижение.
Самое первое — обеспечить чтобы все почтовые отправления (бумажные и электронные) отправлялись легко, быстро и в соответствии с графиком. Одним словом «сервак упал» — не является оправданием для срыва почтовой рассылки. Или «у нас нет сотрудника, который отнесёт все эти посылки на почту».
Далее, служба коммуникации отвечает за публикацию объявлений для публики в тех местах офиса, где публика может их увидеть и с удобством рассмотреть. Служба коммуникации отвечает за то, что именно опубликовано. Послания и публикации должны создавать нужное мнение об организации и соответствовать её имиджу. Следует также позаботиться о том, чтобы в местах размещения объявлений были помещены данные о товарах и услугах, которые предоставляет организация. Одними товарами никого не удивишь в наше время. Именно качество сопутствующих услуг называется громким словом «сервис». И, между прочим, уровень сервиса является тем оружием, на которое можно делать ставку в конкурентной битве в кризисные времена.
Служба коммуникации следит, чтобы внутриорганизационные послания (служебные записки и другая рабочая документация) обрабатывались быстро и были оформлены стандартно. Это значит, что для каждого послания опытным путём устанавливается удобная стандартизованная форма, которая не должна нарушаться. К примеру, любое послание содержит данные: кому, от кого, дата, маршрут для согласования (если требуется), пометка о срочности или важности, вежливое вступление, содержание послания (кратко, но информативно), вежливое заключение.
Научить сотрудников дисциплине рабочей коммуникации — та ещё работёнка. Требуются железные нервы и большое человеколюбие. Особенно, если учесть изначальную коммуникационную безграмотность, незнание оргструктуры (кому направлять послания), цейтнот и эмоциональные напряжения. Чтобы заставить организацию поддерживать коммуникационную дисциплину во время кризиса, требуется человек с хорошей выучкой. Это одна из причин замечания об элитном персонале в области HR.
Действие по продвижению — следить, чтобы письма от публики и приказы благополучно доходили до адресатов и быстро обрабатывались, чтобы они не оставались незамеченными. Это действие напрямую связано с увеличение скорости работы организации и, следовательно, дохода.
В одной организации за коммуникационную дисциплину и порядок на рабочем месте ставились баллы, за этим следила служба HR, проводя инспекции рабочих мест. За коммуникационные нарушения и бардак баллы снимались. Сотрудник, набравший за неделю меньше всех баллов, покупал (безакцептно) два билета в кино сотруднику, набравшему больше всех баллов. Чрезвычайно эффективная была игра. В офисе было очень чисто, скорость работы и доход были высокими.
В действия по продвижению входит наблюдение за качеством исходящей корреспонденции — чтобы она была эстетична, аккуратна и наполнена жизнью (не сухая).
И последнее действие по продвижению — следить, чтобы любые печатные материалы и размноженные документы были качественными, выглядели хорошо. Ведь они могут кому-то попасться на глаза. Также важно, чтобы сотрудники получали все необходимые им для работы печатные материалы, документы, электронные документы (включая инструкции и приказы) вовремя и в достаточном количестве. Задержки и бюрократия снизят доход. Реальная проверка показала, что человек, не имеющий представления о порядке в документах и важности их быстрого получения, растягивал выполнение десятиминутного дела на три недели, что не могло не влиять на доход.
HR следит за тем, чтобы организация существовала и работала (имеется в виду, чтобы существовали посты и линии коммуникации, и они были действующими). Чтобы на постах были сотрудники. Эта служба расследует, кто стоит за обрушившимися показателями, и разбирается с этим человеком. Главное — правильно обнаружить этого кого-то.
Источник:
Сергей Иманов, consulter.org/
